VeriFactu es el sistema de remisión instantánea de facturas a la Agencia Tributaria exigido por el Real Decreto 1007/2023. Obliga a los autónomos que usan programas informáticos a emitir registros inalterables y con código QR, permitiendo la transmisión automática a la AEAT o garantizando la conservación trazable del archivo.
¿A quién aplica y cuándo no aplica?
- A quién aplica: A todos los autónomos y profesionales por cuenta propia residentes en España (salvo en territorios forales) que utilicen cualquier software, programa de gestión o TPV para emitir facturas a sus clientes.
- Cuándo no aplica: No afecta a quienes facturan al 100% de forma manual en papel (sin soporte informático), a contribuyentes acogidos al Suministro Inmediato de Información (SII), ni a los domiciliados fiscales en Navarra y el País Vasco (sujetos a sus propios sistemas como TicketBAI).
Qué es VeriFactu y cómo afecta a la facturación del autónomo
VeriFactu es la denominación comercial y operativa del sistema voluntario de envío inmediato de datos de facturación a la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), regulado bajo el Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación (Real Decreto 1007/2023).
El objetivo central de la norma es erradicar el uso del denominado «software de doble uso» o programas de ocultación de ventas. Aunque el reglamento establece requisitos técnicos estrictos de inalterabilidad, trazabilidad y conservación para todos los programas informáticos, otorga a los usuarios dos modalidades de cumplimiento:
- Sistema VeriFactu (Remisión voluntaria continua): El programa informático envía de forma automática e instantánea cada registro de facturación a los servidores de la AEAT en el momento en que se genera la factura.
- Sistema No-VeriFactu (Conservación local custodiada): El programa no envía el registro al instante a la AEAT, pero genera una huella digital (hash) encadenada e inalterable que debe guardarse localmente con firma electrónica para ser remitida si Hacienda lo requiere.
Elegir la modalidad VeriFactu simplifica la carga probatoria del trabajador autónomo, ya que los registros remitidos se consideran verificados e inalterables desde su origen ante cualquier inspección fiscal.
Requisitos técnicos obligatorios para tu programa de facturación
Si utilizas un programa para emitir facturas, tu software debe incorporar por ley una serie de elementos técnicos de forma automática. El incumplimiento de estas especificaciones genera responsabilidad legal tanto para el fabricante del programa como para el propio usuario.
Calendario de implantación y plazos para autónomos
El calendario de exigibilidad ha sufrido modificaciones normativas para conceder margen de adaptación a los desarrolladores y contribuyentes. La actualización recogida en el marco reglamentario fija los plazos límite en función de la forma jurídica y de las ultimas resoluciones publicadas por el Ministerio de Hacienda.
Nota de gestión: Si inicias tu actividad económica por primera vez tras la entrada en vigor de la obligación, no dispondrás de periodo de gracia y deberás facturar con un software adaptado desde el primer día.
Sanciones por no cumplir con la normativa de VeriFactu
La Ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal recoge un régimen sancionador específico para penalizar el incumplimiento del reglamento de facturación, dividiendo la responsabilidad entre desarrolladores y usuarios.
- Para el usuario (autónomo): Utilizar programas que no garanticen la inalterabilidad de los registros o manipular los sistemas homologados conlleva multas pecuniarias fijas de 50.000 € por cada ejercicio económico en que se haya utilizado el sistema no conforme.
- Para el comercializador / desarrollador: La tenencia, fabricación o venta de software no homologado o concebido para alterar ventas acarrea sanciones de hasta 150.000 € por cada año de comercialización o por cada conjunto de programas vendido.
Cómo adaptar tu gestión diaria: pasos recomendados
Para garantizar que tu facturación cumple la ley sin interrumpir la actividad operativa, sigue estas fases de adecuación:
- Audita tu método de emisión actual: Si generas tus facturas mediante plantillas editables de Word o Excel, ten en cuenta que estas aplicaciones no garantizan la inalterabilidad exigida y no servirán como sistema válido bajo la nueva normativa.
- Contacta con tu proveedor de programas: Solicita a la empresa proveedora de tu software de facturación la Declaración Responsable que certifique la adaptación completa a la Orden HAC/1177/2024 y al RD 1007/2023.
- Decide entre la opción VeriFactu o No-VeriFactu: Valora junto a tu gestoría fiscal las ventajas de activar la remisión automática a la AEAT. Enviar los registros al instante suele reducir requerimientos sobre libros registro de IVA e IRPF.
- Valora la transición a una gestoría online: Muchas plataformas integran directamente un software de facturación adaptado dentro de su cuota mensual, evitando el coste adicional de adquirir un programa por separado.
Preguntas frecuentes
¿Si emito muy pocas facturas al año también tengo que usar VeriFactu?
Sí. La obligación no depende del volumen de facturación ni del número de documentos emitidos al mes. Si utilizas medios informáticos para expedir tus facturas, estás obligado a utilizar un programa adaptado a la normativa, independientemente de tus ingresos.
¿Es obligatorio que el programa envíe siempre mis datos a la Agencia Tributaria?
No. El Reglamento de facturación permite utilizar la modalidad No-VeriFactu. En este caso, el software genera y conserva los registros con firma digital de forma local, pero solo los envía a la AEAT si la administración realiza un requerimiento o inspección.
¿Puedo seguir haciendo mis facturas en Excel o Word?
No. Los procesadores de texto o hojas de cálculo estándar no pueden garantizar la inalterabilidad, trazabilidad, encadenamiento ni la generación de la huella digital requerida por el Real Decreto 1007/2023. Para cumplir la ley deberás utilizar un software de facturación certificado o la plataforma pública que habilite la AEAT.