VeriFactu es el sistema promovido por la Agencia Tributaria (AEAT) en el marco de la Ley Antifraude para garantizar que los programas de facturación generen registros inalterables y trazables. Afecta a todas las sociedades y autónomos que no tributen en el Suministro Inmediato de Información (SII), exigiendo el uso de software homologado o con declaración responsable.
Sub-consultas:
- A quién aplica: Personas jurídicas (empresas y SL) contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y autónomos que expidan facturas mediante un Sistema Informático de Facturación (SIF).
- Cuándo no aplica: Negocios adheridos obligatoria o voluntariamente al Suministro Inmediato de Información (SII), empresas que tributen en regímenes forales con sistemas propios (como TicketBAI en el País Vasco) o quienes facturen exclusivamente de forma manual o en papel sin soporte informático.
Qué es VeriFactu y por qué cambia la gestión contable de tu empresa
El concepto de VeriFactu nace a partir del desarrollo reglamentario de la Ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal (popularmente conocida como Ley Antifraude) y el Real Decreto 1007/2023. Su objetivo central no es modificar la estructura comercial de las facturas, sino blindar técnicamente el software que las emite para impedir la alteración o el borrado posterior de las ventas realizadas.
Para que tu empresa cumpla la ley, el programa de facturación que utilices debe generar de forma automática un registro de facturación encadenado por cada transacción. Cada registro incluye una huella digital (hash) que conecta la factura actual con la anterior, garantizando la inalterabilidad e integridad de la contabilidad. Además, todas las facturas emitidas incorporarán de manera obligatoria un código QR para que tus clientes o receptores puedan comprobar su validez directamente en la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria.
Existen dos formas de cumplir con la normativa técnica del programa de facturación:
- Modalidad VERI*FACTU (Envío directo): El programa envía automáticamente y de forma instantánea cada registro de facturación a la Agencia Tributaria al emitir la factura. Esta modalidad simplifica las obligaciones de conservación y otorga mayor seguridad jurídica ante una inspección.
- Modalidad No VERI*FACTU (Registro local seguro): El programa almacena los registros de facturación internamente garantizando su inalterabilidad y conservación, pero sin enviarlos en tiempo real a la AEAT. En este caso, el software debe incorporar además una firma electrónica en cada registro y estar preparado para volcarlos si Hacienda los requiere.
Calendario y plazos de entrada en vigor para empresas
El calendario de implantación diferencia a las sociedades del resto de obligados tributarios para facilitar una adaptación progresiva. Los desarrolladores de software deben comercializar únicamente programas adaptados, mientras que la obligatoriedad final de uso para los contribuyentes sigue un cronograma escalonado:
Es decisivo no confundir el reglamento VeriFactu con la Ley Crea y Crece referente a la factura electrónica B2B. Mientras que VeriFactu regula los requisitos técnicos del programa informático para evitar el fraude fiscal, la Ley Crea y Crece regula el intercambio digital de facturas entre empresas para controlar la morosidad comercial.
Requisitos técnicos que debe cumplir el programa de facturación de tu pyme
Para que la Agencia Tributaria considere legal el programa con el que facturas, este debe acreditar las siguientes características técnicas mediante una declaración responsable facilitada por el fabricante o proveedor del software:
- Inalterabilidad e integridad: Imposibilidad de modificar o eliminar datos de facturas ya emitidas sin dejar un registro informático de anulación o rectificación.
- Trazabilidad y encadenamiento: Vinculación de cada registro con el inmediatamente anterior mediante algoritmos criptográficos (hash).
- Generación de registro de eventos: El sistema debe auditar operaciones internas, inicios de sesión, actualizaciones y desconexiones.
- Estructura estandarizada: Ficheros en formato XML adaptados a las especificaciones técnicas de la Orden Ministerial del Ministerio de Hacienda.
- Inclusión del código QR: Impresión del código QR obligatorio en las facturas impresas o enviadas en PDF, junto con el texto identificativo de la modalidad.
Cómo adaptar la facturación de tu empresa a VeriFactu paso a paso
Si gestionas una PYME o una Sociedad Limitada, no dejes la migración para los últimos meses. Sigue estos pasos para auditar tu operativa contable actual:
- Evalúa tu software de facturación actual: Ponte en contacto con tu proveedor informático o de ERP y solicita confirmación por escrito sobre si el programa se actualizará automáticamente a la normativa VeriFactu o si requerirá un cambio de versión o plan.
- Exige la declaración responsable del fabricante: El desarrollador del software debe expedir un documento formal en el que certifique que el sistema cumple con el Real Decreto 1007/2023.
- Decide si optarás por el envío automático a la AEAT: Analiza junto con tu gestoría si te conviene activar la modalidad VERI*FACTU de envío en tiempo real. Esta opción reduce trámites contables y aporta tranquilidad en caso de requerimientos.
- Revisa las facturas en Excel o Word: Si tu empresa emite facturas con plantillas manuales en procesadores de texto o hojas de cálculo, debes saber que estas herramientas no cumplen con el requisito de inalterabilidad y quedarán totalmente prohibidas para la expedición de facturas ordinarias.
Comparativa de gestorías online y software preparado para VeriFactu
Elegir una gestoría online que integre un programa de facturación ya adaptado a la normativa es una de las soluciones más eficientes para pymes y autónomos. A continuación se comparan las características generales de herramientas y servicios de gestión contable habituales en España:
Nota: Los precios y planes corresponden a las ofertas públicas de cada plataforma y pueden variar según el volumen de facturación o contratación de servicios contables adicionales.
Sanciones y riesgos por no cumplir la normativa
La Ley Antifraude establece severas penalizaciones económicas dirigidas tanto a los desarrolladores de programas como a los propios usuarios del software de facturación:
- Sanciones a los usuarios (empresas y autónomos): Disponer de programas de facturación que no se adecuen a la normativa o que permitan la alteración de registros conlleva una multa fija de 50.000 euros por cada ejercicio económico en el que se haya utilizado el sistema no homologado, aunque no se haya producido un fraude efectivo.
- Sanciones a los fabricantes o comercializadores: La fabricación, venta o alquiler de software de facturación que no cumpla las especificaciones legales o que altere deliberadamente los datos registrados supone sanciones de hasta 150.000 euros por cada ejercicio y por cada versión vendida.
Preguntas frecuentes
¿Puedo seguir usando plantillas de Excel para emitir las facturas de mi empresa?
No. Las hojas de cálculo tipo Excel o los documentos de texto como Word carecen de mecanismos de trazabilidad, encadenamiento de registros e inalterabilidad. Tras la entrada en vigor de la normativa, la emisión informática de facturas mediante estos formatos no homologados constituirá una infracción legal sancionable.
¿Es obligatorio enviar todas las facturas en tiempo real a la Agencia Tributaria?
No es obligatorio el envío en tiempo real, pero sí es obligatorio que el software cumpla todos los requisitos de seguridad inalterable. El envío automático a la AEAT es una opción voluntaria dentro de la modalidad VERI*FACTU. Si prefieres la modalidad local, tu programa deberá conservar los registros con firma digital de forma segura.
¿Qué ocurre si mi proveedor de software no actualiza el programa a tiempo?
Si tu proveedor no facilita la actualización ni emite la declaración responsable que garantice el cumplimiento del Real Decreto 1007/2023, la responsabilidad legal por utilizar un software no adaptado recaerá sobre tu empresa. En ese caso, deberás migrar a un programa o gestoría que cuente con la homologación requerida antes de que Venza el plazo correspondiente a tu tipo de sociedad.